La facturation électronique : un gain de temps ?

La facturation électronique est un sujet qui concerne une soixantaine de pays dans le monde avec une obligation de mise en œuvre déjà actée (par exemple en Argentine), déjà mise en place pour les acteurs du secteur public et programmée à court terme pour tous les acteurs privés (par exemple en Allemagne ou en France), ou à plus long terme (en Russie, la facturation électronique n’est pas obligatoire, mais le gouvernement souhaite que ce mode de facturation le devienne) [1].

Le sujet impacte donc de nombreux pays, à des degrés divers et selon des modalités variées. La France est concernée par cette tendance globale au passage à la facturation électronique. Comme certains pays ont déjà mis en place cette obligation de conversion de la facturation traditionnelle papier à une facturation dématérialisée, voyons quels sont les impacts positifs en terme de gain de temps chez nos voisins européens (par exemple en Italie ) et plus lointains (par exemple en Australie).

En Italie et en Australie, gain de temps anticipé

L’Italie a pris de l’avance en matière de facturation électronique. À ce titre, en 2018, l’Italie anticipait les bénéfices temps à tirer de la dématérialisation des factures. Le gouvernement italien prévoyait déjà que l’automatisation des processus d’envoi et de réception de données liés à la dématérialisation des factures améliorerait l’efficacité du traitement de ces données en réduisant les délais d’envoi et par voie de conséquence réduirait d’autant les délais de recouvrement [2].

Le gouvernement Australien, avec la mise en place de la facturation électronique au 1er janvier 2019, avait également anticipé un gain de temps. Il encourageait les entreprises à se décider au plus tôt à passer à la facturation électronique. En effet, les agences gouvernementales fédérales se sont engagées à payer les factures éligibles dans un délai de 5 jours [3], cela permettant effectivement aux entreprises d’optimiser leur  trésorerie.

En France, gain de temps effectivement constaté pour les entreprises qui ont déjà entamé la dématérialisation de leurs factures

En France, poussé par les difficultés rencontrées pendant les périodes de confinement liées à la pandémie de covid 19 (déplacements limités, travail en distanciel imposé aux collaborateurs, l’impact global de ces différentes mesures gouvernementales sur les services postaux…), un nombre croissant d’entreprises a entrepris d’accélérer leur transformation digitale et elles ont alors constaté le gain de temps lié à la dématérialisation de leurs factures [4].

D’ailleurs, une étude réalisée par Ernst & Young [5] va dans ce sens : si une personne traite 6 000 factures non-dématérialisées par an, cette même personne et sur la même durée, pourrait comparativement traiter 15 fois plus de factures électroniques, soit 90 000 !

Vous n’envisagez pas de passer à un tel volume, là n’est pas la question… focalisez-vous simplement sur le temps ainsi dégagé : cela permettrait d’affecter une partie de votre personnel dédié à d’autres tâches, des tâches à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise.

Réceptionner une facture et consacrer du temps à Re-saisir les informations facture dans son propre système de gestion est en soi, non-seulement une action chronophage et à faible valeur ajoutée, mais également source d’erreur ou d’omission. Le passage à la facturation électronique va vous épargner cette tâche, puisque la facture électronique que vous réceptionnez transporte avec elle toutes les données utiles à votre ERP au format xml, sans que vous n’ayez à faire de ressaisie. Les personnes jusque là affectées à cette tâche répétitive et récurrente pourront employer leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise, avec toute la patience et l’abnégation dont elles font preuve jusqu’à maintenant dans le traitement des factures papier.

Vous pouvez utiliser ce temps gagné pour centrer votre attention sur la gestion d’autres données qui vont croissantes au sein des entreprises (autres que les factures !), ainsi que sur la relation client, la fidélisation de partenaires clefs pour vous, la rédaction de contenu de qualité, le recrutement des personnes qualifiées dont vous avez besoin : vous pouvez consacrer ce temps à remettre de l’humain au cœur de votre business.

Gain de temps prévu au moment de la déclaration de la TVA

La dématérialisation programmée des factures, pour les entreprises qui n’ont pas encore franchi le pas, permettra également de gagner du temps lors de la déclaration de la TVA. En effet Chorus Pro (le portail public de facturation en France), ou la plateforme de dématérialisation partenaire choisie par les entreprises, se chargera de transmettre certaines informations à l’administration. Les données associées aux factures électroniques seront ainsi exploitées pour permettre de pré-remplir la déclaration de TVA des entreprises qui y sont assujetties [6].

Pour ne plus procrastiner davantage :

Pour les PME/TPE le choix du format Factur-X est le moyen le plus accessible, le plus facile à appréhender pour parvenir à respecter les délais de dématérialisation imposés par la législation.

Découvrez notre solution simple de dématérialisation de vos factures au format Factur-X :

Nous proposons la Fabrique Factur-X, particulièrement adaptée aux TPE/PME puisque nous vous aidons à convertir vos données facture renseignées dans un tableur en factures électroniques au format Factur-X. Si vous disposez d’un ERP, vous pouvez également opter pour l’option La Fabrique Factur-X API, auquel cas il vous suffit de spécifier vos sources de données.

N’attendez pas la date limite d’obligation légale d’émettre et envoyer des factures électroniques en France pour oser franchir le pas (pour les grandes entreprises dès le 1er juillet 2024, pour les ETI au 1er janvier 2025 et pour les PME/TPE au 1er janvier 2026) : comme on vient de le voir, passer à la facturation électronique vous fait gagner du temps dès sa mise en place. Les gains en argent et en fiabilité sont deux aspects de la dématérialisation à également considérer comme des atouts découlant de la loi de finances 2020 et du plan de modernisation des transactions entre professionnels pour votre entreprise. Alors pour vos employés, pour les finances de votre entreprise et pour la sécurité des documents dématérialisés – par exemple les factures que vous recevez ou émettez – profitez des avantages de la facturation électroniques au format Factur-X dès maintenant.

Quant aux ETI et Grandes Entreprises qui brassent de très grandes quantités de factures par an, le gain de temps est évident pour elles grâce à la facturation en EDI (Échange de Données Informatisé).

Le traitement des données de factures est, dans le cas de la facturation en EDI, entièrement automatisé. Les données passent de machine à machine (de système de gestion à système de gestion), sans intervention humaine (7).  Les entreprises, qu’elles soient fournisseur ou client, qui optent pour l’EDI Facture doivent s’être mutuellement engagées à échanger les factures et avoirs via EDI.

Le message EDI est un format structuré et normé garantissant que les factures ainsi transmises du fournisseur au client sont authentiques, intègres et lisibles. Les canaux de transmissions sont sécurisés et les entreprises fournisseur et client sont à même de fournir un exemplaire réglementaire de chaque  facture à l’administration fiscale lors de contrôles.

Références

• [1] https://www.inposia.com/fr/liste-de-pays-e-invoicing/
• [2] https://www.chambre.it/fr/actualites/n/news/comment-fonctionne-la-facture-electronique-en-italie.html  17-12-2018
• [3] https://www.ato.gov.au/Business/eInvoicing/Benefits-of-eInvoicing/#Reducedpaymenttimes
• [4] https://www.generixgroup.com/fr/blog/facture-electronique-benefices-periode-covid 10-06-2021
• [5] https://www.actuel-expert-comptable.fr/sites/default/files/ey-worldwide-electronic-invoicing-survey-2018.pdf
• [6] https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/2_professionnel/EV/2_gestion/290_facturation_electronique/faq_fe_v30122021.pdf
• [7] https://www.sage.com/fr-fr/blog/facture-electronique-deux-formats-possibles/