Un pdf « augmenté » pour regrouper mes documents contractuels : Qu’est-ce que j’y gagne ?

Comment regrouper mes documents contractuels ?

Des outils pour mettre bout à bout des documents pdf comprenant plusieurs pages, il en existe pléthore (PDF arranger, PDF Mix Tool, PDFsam…) et, il faut bien dire, c’est très pratique !

Ainsi je peux, par exemple regrouper plusieurs documents pdf ensemble. Par exemple, je peux mettre bout à bout une facture, le bon de commande associé, le bon de livraison associé, d’éventuels notes de frais, le contrat initial, d’éventuelles annexes au contrat… Parfait.

Presque !

Plusieurs questions de bon sens se posent assez rapidement :

Comment faire, à l’heure de la dématérialisation des données, pour vérifier :

– si les documents que je souhaite regrouper ont bien tous été ajoutés ?

– qu’un intrus ne s’est pas glissé ?

– que les documents qui doivent être signés par plusieurs signataires le sont effectivement ?

– que les dates apposées sur les différentes pièces sont bien cohérentes les unes avec les autres – sans ‘faute’ chronologique ?

Je peux faire une vérification visuelle, qui va m’occuper un certain temps… et les risques d’erreurs restent importants.

Alors comment optimiser le regroupement de mes documents contractuels ?

En optant pour des pdfs enrichis ou augmentés.

Qu’est-ce qu’un pdf augmenté ?

PDF simple

Un document d’une ou de plusieurs pages, idéal pour être lu par un utilisateur humain sans pour autant devoir être imprimé sur un support papier pour que cela soit possible. C’est un support confortable pour une utilisation au quotidien.

Exemple : une facture au format PDF

PDF complexe

Un document maître d’une ou plusieurs pages, agrémenté d’un ou plusieurs documents en annexe (de natures et de tailles différentes)

Exemple :

une facture au format PDF/A en document maître avec en annexe :

– le bon de Commande,

– le bon de Livraison,

– un fichier d’écritures comptable,

– un tableau d’informations relatives aux articles ou services facturés,

– une séries de photos des produits ou des colis en cours d’expédition…

PDF augmenté

Un document d’une ou plusieurs pages, auquel on a ajouté des métadonnées; de telle sorte qu’il soit lisible par un utilisateur humain, mais qu’il contienne également des données exploitables par une machine. Votre ordinateur peut exploiter les données ainsi contenues dans le document et en faciliter l’interprétation et la vérification avant transmission au service concerné ou avant archivage.

Exemple :

une facture au format PDF/A3, signée électroniquement, en document maître, accompagnée des données Factur-X (.xml) en annexe, avec les pièces suivantes également en annexe et chacune agrémentée de ses métadonnées

– le bon de Commande, signé électroniquement, accompagné des données Order-X (.xml)

– le bon de Livraison, signé électroniquement, accompagné de métadonnées (.yaml),

– de fichiers d’écritures comptable (journal des achats, journal des ventes, …)

– un tableau d’informations relatives aux articles ou services facturés (comme par exemple des analyses laboratoire sur des produits cosmétiques),

– une séries de photos des produits ou des colis en cours d’expédition… (photos requises pour toute expédition à destination de la Chine par exemple, chaque photo comprenant des données associées d’horodatage, et des données GPS…)

Un PDF complexe, qui plus est enrichi ou augmenté, quelle valeur ajoutée ?

À la différence d’un PDF simple, un PDF complexe augmenté transporte avec lui toutes les informations utiles le concernant. Un bon de livraison est de cette manière toujours « rangé » avec la facture et le bon de commande correspondant, c’est une Piste d’Audit Fiable Incontestable. Les métadonnées associées à chaque élément constituant la PAF sont analysables par un ordinateur puisqu’ils sont agrémentés de métadonnées exploitables.

Ainsi les erreurs humaines liées à la vérification sont évitées. La plateforme paxpar vous alerte dès lors qu’elle détecte :

– une non-conformité dans la numérotation des pièces constituant une PAF,

– une incohérence entre les différentes dates apposées sur les pièces annexées au document maître,

– si un document est manquant,

– si les documents qui devraient présenter une signature électronique ne sont pas signés,

– si l’ordre des signatures n’est pas respecté.

Ces opérations prennent infiniment moins de temps ainsi, que si vous faîtes ces vérifications manuellement, ou visuellement. La plateforme ne peut pas lire et reconnaître les éléments figurant sur un pdf simple ; en revanche, la plateforme paxpar peut exploiter les pdfs augmentés, qui ont été enrichis avec des métadonnées, telles les factures au format Factur-X.

Des exemples ?

Une facture au format Factur-X

Une facture au format Factur-X est compréhensible par un utilisateur humain parce qu’elle se présente comme un pdf classique (simple), mais elle est aussi exploitable directement par nos ordinateurs parce qu’elle contient des métadonnées en plus du visuel du pdf.

C’est une facture au format pdf, enrichie avec un fichier de données .xml et respectant des normesa

Une Piste d’Audit Fiable

Pour générer une PAF il faut assembler plusieurs documents contractuels, chacun de ces documents est agrémenté de métadonnées. La PAF ainsi constituée est donc un PDF complexe augmenté.

Une Remise de justificatifs

Lorsqu’un expert-comptable envoie à un client une demande de renseignements, c’est qu’il souhaite rassembler les documents contractuels manquants pour faire le bilan de l’exercice comptable par exemple.

On peut alors rassembler les documents demandés dans un seul et même PDF complexe augmenté, avec un PDF de remise de justificatifs comme document maître, qui récapitule la liste des pièces contractuelles demandées et placées en annexe.

Préparer un courrier de mise en demeure

Pour qu’une lettre de mise en demeure ne soit pas rejetée par son destinataire, il faut avoir anticipé et rassemblé les documents contractuels nécessaires à apporter la preuve de la bonne foi de l’expéditeur. Le courrier ainsi constitué est un PDF complexe augmenté : la lettre de mise en demeure a le 2ème courrier de relance en annexe, lequel a lui-même le premier courrier de relance en annexe, lequel a lui-même plusieurs documents contractuels en annexe, tels les factures et autres extraits de Fichiers d’Écriture Comptable à date…

Pour savoir ce que doit contenir une lettre de mise en demeure, vous pouvez consulter l’article suivant https://paxpar.tech/site/blog/lettre-de-mise-en-demeure-de-payer-les-pieces-justificatives/

Pour savoir comment rassembler les pièces justificatives utiles, vous pouvez consulter l’article suivant https://paxpar.tech/site/blog/quechoisir-pour-rediger-une-mise-en-demeure/

Rédiger un ordre d’intervention

Vous êtes une société qui a été sélectionnée par EDF pour intervenir sur une centrale nucléaire. Pour pouvoir intervenir en toute sécurité sur place, vous rassemblez des documents contractuels dans un ordre d’intervention, ainsi les responsables qui réceptionneront vos ouvriers pourront vérifier que chacun est habilité et à jour de ses habilitations pour intervenir en toute sécurité sur le site pour toute la durée du chantier.

Lors de la constitution de votre PDF complexe augmenté, l’ordre d’intervention est votre document maître, les carnets d’habilitations sont en annexe, ils contiennent eux-mêmes les attestations dûment signées.

Rédiger un Rapport de Diagnostique final en vue de la vente d’un bâtiment

Vous êtes une agence immobilière et vous devez rassembler les Rapports de diagnostique établis par divers diagnostiqueurs mandatés sur un chantier. Vous pouvez rassembler tous les diagnostiques dans un PDF complexe augmenté et profiter de la valeur ajoutée d’un dossier ainsi constitué. La plateforme paxpar va pouvoir vérifier que les documents contractuels placés en cascade dans votre PDF augmenté sont bien complets, signés, que les signataires sont bien agréés et à jour de leurs habilitations.