Pourquoi la solution Fabrique Factur-X est-elle adaptée aux TPE / PME ?

Pourquoi la Fabrique Factur-X est-elle adaptée aux TPE/PME

Pour répondre à cette question, nous devons comprendre la place du numérique au sein des TPE PME et voir comment ces sociétés ont réagi face à la crise sanitaire. France Num a lancé un premier baromètre, sur l’année 2021 afin de mesurer cette place du numérique [1] et son évolution face à la crise sanitaire.

En synthèse, il ressort que près de 95% des entreprises de moins de 249 salariés sont équipés d’outils de gestion bureautique type tableur, des outils de cybersécurité, comptabilité, facturation et paiement.

Si nous focalisons sur les processus de facturation, ils sont certes propres à chaque entreprise, néanmoins, dans la grande majorité des cas, les factures émises ou reçues sont des documents PDFs qui sont scannés et/ou imprimés, pour ensuite être enregistrés, dans le système d’information de l’entreprise. Le format PDF est bien utile à  plusieurs titres, principalement parce qu’il est parfaitement adapté à la lecture par un être humain, d’après [2], il est je cite « le format idéal pour faciliter le partage d’informations à travers différents types de contenus (textes, images, liens hypertextes, …)« . Il est pratique quelque soit son usage : professionnel ou particulier.

Garder la simplicité de lecture d’un document pdf tout en étant lisible par des algorithmes

Aujourd’hui, le nombre de documents dématérialisés au format PDF ne cesse de croître, pouvant aller du simple bon de commande, au contrat cadre d’une multi-société. L’enjeu, à ce stade, est de rendre tous ces documents lisibles par des machines, pour faciliter les échanges, les transactions entre clients-fournisseurs, partenaires.

Le format Factur-X est une illustration de cette recherche de transparence, de confiance à apporter au document de type Facture. Simplement, nous pouvons dire qu’il s’agit d’un format hybride : qui conserve la lisibilité par l’être humain et qui ajoute la possibilité pour une machine, pour votre ordinateur, de récupérer les données utiles de vos factures pour un traitement automatisé… en associant des données xml (en pièce jointe) au format PDF que vous maîtrisez déjà, en supposant qu’il existe une parfaite adéquation entre ce qui est vu par le lecteur et ce qui est compris par la machine.

Pourquoi passer à la facture électronique ?

En 2020, 80 % des factures sont au format papier. La mise en application de cette réglementation, selon une étude réalisée par Ernst & Young [3], de passer de la facture papier à la facture électronique permet :

des économies en temps : plus besoin de ressaisie, délai d’envoi des factures raccourci et par conséquent optimisation du délai de paiement (on peut en tout cas l’espérer!)

-… et en argent ! Considérez ceci : plus besoin d’imprimer – économie de papier, plus besoin d’envoyer les factures par courrier – économie de timbres, plus besoin d’archiver physiquement tous ces supports papier – économie de place de stockage et de petites mains.

une plus grande fiabilité : les erreurs liées à la ressaisie disparaissent, ce qui va mécaniquement réduire les litiges liés aux malheureuses fautes de saisie manuelle.
Les informations associées aux factures sous forme de fichier xml joint à chaque facure PDF, permettent une lecture directe des données par votre ordinateur.

Qui peut vous accompagner sur cette transformation digitale dédiée aux factures ?

Aujourd’hui, des solutions de conversion existent, elles sont multiples et de techniques diverses, comme par exemple, des progiciels de facturation ayant intégré cette contrainte réglementaire, offrant à ses clients, la possibilité d’éditer ce format; ou bien les techniques OCR (Optical Character Recognition) pour extraire les données utiles.
Nous, nous avons fait le choix d’exploiter vos données c’est-à-dire de s’appuyer sur vos systèmes d’information existants.

Vous êtes entrepreneur d’une TPE, vous devez traiter en moyenne moins de 40 factures par mois, vous avez fait le choix de ne pas investir dans un progiciel de facturation et vous suivez parfaitement vos factures dans un fichier excel. C’est parfait, nous prenons ce fichier comme source de données et nous le convertissons pour vous.

Autre situation, vous êtes chef d’entreprise d’une PME, vos services de gestion et informatique vous ont conseillé la mise en service d’un progiciel de facturation. Nous nous interfaçons avec votre base de données, pour en extraire le temps de la conversion les données nécessaires et suffisantes à la réglementation Factur-X.

Ces deux illustrations vous montrent que ce qui a de la valeur ce sont vos données. Notre rôle consiste à rendre cette action de conversion la plus simple possible, en réalisant un simple glisser-déposer ou en spécifiant vos sources de données sur notre plateforme paxpar et vous obtenez vos factures pdf conformes au format Factur-X.

Comment la Fabrique Factur-X peut vous aider ?

Concrètement, vous n’avez rien à installer sur votre infrastructure, notre solution Fabrique Factur-X est un produit directement accessible sur Internet (en mode SaaS pour les connaisseurs).

Vos données ne sont pas enregistrées sur notre plateforme, nous respectons la norme RGPD, aucune information ou donnée sensible est stockée sur nos serveurs. Nous réalisons la conversion et vous restituons vos factures.

Vous avez juste à :

1) Disposer d’un tableur avec toutes les données utiles des factures à envoyer ou à spécifier vos sources de données (si vous avez choisi l’option Fabrique Factur-X API)

2) Choisir un modèle de facture (ou en option, vous avez la possibilité de nous fournir votre modèle de facture),

3) Déposer ces éléments sur la plateforme Fabrique Factur-X.

C’est aussi simple que ça ! En cliquant sur l’étape de Prévisualisation, vous pouvez voir votre dossier comprenant vos factures converties. Ce n’est que lorsque vous cliquez sur l’étape de Finalisation, que la Fabrique FacturX vous fournit un document avec, en pièce jointe, toutes les factures présentes dans le tableur (une ligne par facture) au format Factur-X… Et le fichier FEC de vente correspondant !

Comment vérifier que ma facture est bien au format Factur-X ?

En déposant une facture PDF sur https://prod.paxpar.tech/front/check, vous obtiendrez une analyse détaillée de celle-ci. Les points de contrôle seront listés (format du PDF, présence des metadonnées, cohérence des données Factur-X, …). Si une anomalie est détectée, une croix rouge sera présente avec l’explication associée. Si toutes les coches sont vertes, votre facture est considérée conforme.

Alors ne procrastinez plus le passage à la facture électronique, contactez-nous.

Références

[1] https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/barometre-france-num-2021-le-numerique-dans-les-tpe-pme-0-249-salaries
[2] https://idealogeek.fr/avantages-format-pdf/
[3] https://www.actuel-expert-comptable.fr/sites/default/files/ey-worldwide-electronic-invoicing-survey-2018.pdf

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