Une mise en demeure peut être utilisée dans différentes situations : vous êtes en quête de vos impayés, vous devez saisir un compte en banque, …
Les groupes d’entreprise ont mis en place un service quasiment dédié au recouvrement des impayés. Leur objectif, limiter le nombre d’impayés le plus rapidement possible afin que leur BFR soit le plus juste possible. Pour cela, des envois automatiques de mails sont prévus dès lors que la date de votre règlement est échue. N’avez-vous jamais reçu une lettre de première relance, vous précisant cette attente de règlement ?
Mais que faire, quand on est une PME et qu’on ne peut pas investir dans un service de recouvrement en interne ? La seule solution est de rédiger ou de faire rédiger sa mise en demeure. Vous savez que cette tâche est chronophage, vous êtes souvent tenté de la reporter, en « comptant » sur la confiance établie avec vos clients.
Décider de rédiger une mise en demeure dépend également de la valeur du litige et du délai de règlement. Pour éviter que les relations avec vos clients se déteriorent, ne faudrait-il pas, à l ‘instar des grands groupes, prévoir un processus qui permette la rédaction, l’envoi de cette mise en demeure tout en privilégiant la relation client ? Dans ces conditions, une mise en demeure doit-elle être obligatoirement écrite par un Huissier ou un avocat ?
D’après des sites spécialisés sur la législation de
la mise en demeure [1], la première obligation stipule que toute
lettre de mise en demeure doit être écrite et non verbale, rédigée
par vous-même ou par un homme de loi.
Comment s’assurer de l’impact de votre mise en demeure ?
La situation conflictuelle doit être claire, précise et factuelle. Plus vous donnerez d’éléments factuels, justifiant de votre bonne foi, plus vos chances de recouvrir ces impayés seront importantes.
Dans le cas d’une mise en demeure d’impayés, vous devez être en capacité de fournir la liste des factures concernées, le justificatif du non règlement de ces factures.
En plus, de ces pièces à fournir, vous devez respecter les points suivants :
- mentionner le terme « mise en demeure »
- comporter la date de rédaction,
- comporter les coordonnées de l’expéditeur,
- comporter les coordonnées du destinataire,
- présenter un bref exposé du litige (cela permet de remettre le litige dans un contexte afin que celui-ci soit bien identifié par le mis en cause),
- détailler ce que le mis en cause doit faire pour se mettre en règle,
- comprendre la signature de l’expéditeur,
ou lire plus en détail, l’article suivant : « Les 10 élèments obligatoires pour une mise en demeure valide«
Est ce suffisant pour convaincre votre client ? Votre client se sent-il réellement obligé, si vous l’envoyez, sans approbation d’un homme de loi ?
A réception de votre mise en demeure, votre client va sûrement vouloir vérifier le bien-fondé de cette demande, aussi bien sur le fond – c’est à dire les pièces jointes fournies, en faisant appel à son service comptable – , que sur la forme – à savoir, s’il n’y a pas de vis de formes, susceptibles de « réfuter cette mise en demeure » .
Le fait que votre mise en demeure soit estampillée par un huissier ou un notaire envoies un message fort à votre client. Il lui précise que tout est clairement prouvé, certifié que ce soit sur le fond ou sur la forme. Par conséquent, ce besoin de vérification pour trouver une faille potentielle n’a pas lieu d’être. Vous êtes un fournisseur de confiance.
Quand l’envoyer ?
Il est difficile de répondre factuellement à cette question. Plusieurs aspects rentrent en ligne de compte :
- la valeur du litige,
- le délai de règlement de vos factures,
- les conditions générales de vente,
Cette liste n’est pas exhaustive, elle nous permet juste de réfléchir ensemble, sur la mise en place d’un processus de mise en demeure sur les impayés et voir comment la réglementation peut nous aider sur ces points ? Si certains d’entre eux ont un caractère obligatoire ?
La valeur du litige ?
La valeur de votre litige va influencer votre prise de décision. A titre d’exemple, s’il s’agit d’un litige locatif, trois seuils ont été définis : 128€, 1280€ et au délà, d’après la référence [2], qui vous donne une idée du coût de la rédaction d’une mise en demeure par un huissier. Quelque soit le seuil concerné, le montant de la rédaction de la mise en demeure s’élève en moyenne à 30€.
Le délai de règlement des factures ?
Toute facture possède une date d’échéance définie. Si votre client dépasse de plusieurs mois cet avis d’échéance, il est alors conseillé de déclencher une action de relance. A ce stade, la réglementation précise, je cite que « Le délai de prescription d’un an ne s’applique qu’aux factures impayées de téléphone et d’accès à Internet. Les opérateurs ne peuvent plus les réclamer au-delà de 12 mois. Dans les autres cas, un professionnel dispose de deux ans pour réclamer une dette à un particulier. » [3].
Les conditions générales de vente ?
Les CGV sont obligatoires dès l’instant où vous vendez, elles contractualisent tout type de relation commerciale. En cas de litige, lors d’une mise en demeure, elles peuvent s’avérer utiles pour rappeler, à juste titre, vos conditions de vente, vos pénalités de retard.
Néanmoins, indépendamment de tous ces points réglementés, viennent s’ajouter des points « commerciaux » qui vont vous influencer sur la décision à prendre, qui sont :
- l’ancienneté de votre client,
- la relation de confiance avec votre client,
- le chiffre d’affaires avec ce client et son évolution dans le temps,
- le % d’impayés que cela représente et sa dynamique.
Ces points n’ont aucun caractère obligatoire, ne seront peut-être jamais transcrits factuellement dans la lettre de mise en demeure, mais ils vont néanmoins fortement interférer sur le contenu et l’envoi même de cette dernière.
Conclusion
En synthèse, vous pouvez donc rédiger par vous-même votre propre lettre de mise en demeure, en vous appuyant sur toutes les expertises mises à disposition aujourd’hui, que ce soit des avocats, des huissiers, des cabinets de recouvrement ou des plateformes. Avant de déclencher cette démarche, assurez-vous d’avoir recensé avec précision toutes les pièces que vous avez à disposition, analysé le profil de votre client, identifié les opportunités potentielles ou pas. La rédaction ou juste la certification d’une mise en demeure par un homme de loi, apportera plus de crédibilité à votre démarche, sur la base de vos documents. De notre côté, nous pouvons vous accompagner sur cette démarche, en vous apportant plus de confiance sur vos pièces jointes, en les examinant automatiquement, en les faisant certifier par un homme de loi partenaire.
Références :
- [1]:https://educaloi.qc.ca/capsules/comment-ecrire-une-lettre-de-mise-en-demeure/
- [2]:https://www.demarches.interieur.gouv.fr/particuliers/quel-tarif-applique-cas-recours-huissier-litige-locatif
- [3]:https://www.dossierfamilial.com/argent/surendettement/impayes-jusqua-quand-peut-on-vous-poursuivre-342072