Comment l’obligation de la facture électronique permet-elle un gain économique pour les entreprises ?

Comment l’obligation de la facture électronique permet-elle un gain économique pour les entreprises ?

ETI, pas d’obligation légale avant 2025; PME et TPE, pas d’obligation légale avant 2026… Et pourtant des économies sont possibles dès maintenant !

La facturation électronique est un sujet à résonance mondiale. Il est établi que passer à la facturation électronique permet un gain de temps considérable dans les entreprises. Nous allons voir ici en quoi franchir le pas de la dématérialisation de ses factures présente aussi un avantage financier non négligeable pour les entreprises.

Le message du Conseil des Ministres du 15 septembre 2021 est particulièrement axé sur l’intérêt financier du passage à la facturation électronique à la fois pour l’administration et pour les entreprises : « Le passage à la facturation électronique représentera un gain pour l’économie d’au moins 4,5 milliards d’euros » [1].

Pour l’administration c’est un moyen de simplifier l’obligation déclarative en matière de TVA pour les entreprises qui y sont assujetties et donc ainsi d’améliorer la détection de la fraude à la TVA (un écart constaté de 12,8 Milliards d’euro en 2018 !).

Pour les entreprises, c’est une somme de petits avantages qui mis bout à bout font la différence.

Dans les grandes lignes, nous allons parler de la réduction des coûts de traitement. Nous allons voir comment passer à la facturation électronique va grandement réduire tout gaspillage papier, permettre la réaffectation d’une partie de votre personnel à des tâches à plus forte valeur ajoutée, moins ingrates, ou encore comment cette dématérialisation des factures va améliorer votre trésorerie en réduisant les délais entre l’émission d’une facture et son acquittement…

Réduire les coûts de traitement

Faire des économies en passant à la facturation électronique, c’est tout simple ! Grâce aux factures électroniques, vous réduisez vos coûts de traitement.

En effet [2] :

  • l’envoi de vos factures,
  • la réception de factures,
  • l’intégration de ces factures dans vos systèmes de gestion…

… deviennent automatisés.

Si le traitement d’une facture papier revient à 15€ environ  (7€ pour son émission), l’étude réalisée par Ernst & Young [3] montre qu’avec la facturation électronique, le coût de traitement d’une facture pourrait ne revenir qu’à 0,30€ [4].

Quels avantages économiques y a-t-il à démocratiser l’usage de la facture électronique obligatoire …

par rapport à la facture papier traditionnelle ?

Une facture électronique est intéressante parce qu’elle a des métadonnées qui lui sont rattachées. Une facture électronique est par nature une ressource numérique. Des caractéristiques formelles, normalisées et structurées lui sont donc associées, ce sont les métadonnées. Elles permettent de décrire ladite facture, et facilitent le traitement de ses contenus.

Considérant qu’une facture électronique contient des métadonnées (non visibles à l’œil nu, mais exploitables par votre système informatique), alors imprimer de telles factures reviendrait :

  • non seulement à perdre tout le bénéfice d’un pdf enrichi (aussi dit facture « mixte » ou « hybride ») car les métadonnées seraient perdues,
  • mais également à perdre de l’argent inutilement en encre et papier.

Une facture électronique peut être transmise en EDI, une facture hybride peut être transmise via le portail public Chorus Pro ou via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Les dépenses initialement liées à l’envoi physique de chaque facture n’ont donc plus lieu d’être !

Là où il faut missionner quelqu’un pour faire manuellement de nombreuses tâches répétitives à la réception d’une facture papier

  • saisir des données dans votre logiciel comptable,
  • scanner chaque facture pour preuve,
  • disposer d’un lieu de stockage où quelqu’un devait classer et archiver manuellement chaque facture).

… voilà comment vous allez pouvoir désormais faire des économies : passer à la facture électronique permet de réduire tous les coûts liés à l’archivage papier des factures (aussi bien en personnel, qu’en lieu de stockage).

Pour ce qui est de la déclaration de la TVA, là encore vous pouvez réduire vos coûts.

En effet, cette tâche déclarative, lorsqu’elle se base sur des factures papiers ou pdfs simples, nécessite une intervention humaine dans les entreprises. En passant à la facturation électronique, les entreprises, en particulier les plus petites, verront l’allègement de leur charge administrative [1] grâce à un pré-remplissage des déclarations. Le portail public Chorus-Pro ou la PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaires) choisie par chaque entreprise, va s’appuyer sur le métadonnées associées à vos factures électroniques pour pré-remplir la déclaration de la TVA. C’est un gain en temps, avec des économies à la clé !

Il est temps de penser à ré-affecter ce personnel dédié à une tâche à plus grande valeur ajoutée (et plus gratifiante aussi pour lui!). Ne jetez plus l’argent dans les factures papier ! (c’est tout autant du gaspillage que de le jeter par les fenêtres) : affectez cette somme à d’autres postes essentiels à votre entreprise.

En plus du gain économique lié à l’optimisation de vos équipes, il est temps également de ré-affecter concrètement l’espace de stockage des factures à une autre fonction qui rendra votre personnel et votre entreprise plus efficients.

Quand les PME et TPE ont besoin de liquidité…

Passer à la facturation électronique fait partie de la solution.

Votre entreprise a besoin de liquidités pour rester viable, alors passer au plus tôt à la facturation électronique réduira mécaniquement les délais entre l’émission d’une facture et son acquittement, améliorant de fait les flux de trésorerie.

Voyons ce qui se passe par exemple en Australie : Les entreprises australiennes ayant des relations commerciales avec des agences gouvernementales fédérales en constatent déjà les avantages puisque certaines agences se sont engagées à régler les factures électroniques éligibles (selon le cadre Peppol [5]) dans un délai de 5 jours [6].

Les pays européens ne sont pas en reste. la France est en avance par rapport à la majorité des pays européens en matière de facturation électronique (derrière l’Italie et le Portugal [8]). Les grandes entreprises et EDI ont déjà franchi le pas chez nos voisins et l’obligation de passage à la facturation électronique pour les PME et Micro-entreprises au Portugal est fixée au 30/06/2022 [7]. Libre aux entreprises françaises, même les plus petites de bénéficier des avantages financiers liés au passage à la facturation électronique.

En effet,  si en 2014 la Directive 2014/55/ue du parlement européen et du conseil soulignait les difficultés rencontrées (par les acteurs transfrontaliers en particulier) en terme de surcoûts liés à l’absence de normes et d’interopérabilité des factures électroniques, elle mettait déjà en avant le fait qu’une harmonisation en la matière permettrait des économies substantielles. Nous y sommes ! L’harmonisation est en marche et déjà bien en place pour tous les marchés publics, alors…

Franchissez le pas pour répondre à l’obligation Chorus Pro

La Fabrique Factur-X est notre solution paxpar  : Nous vous permettons de concevoir vos premières factures en ligne gratuites, en respectant le format Factur-X, parfaitement compatibles avec l’obligation Chorus Pro.

Nous pouvons générer des factures au format Factur-X à partir d’un tableur (excel par exemple). Nous pouvons également générer des factures Factur-X avec un appel API à votre logiciel de facturation en mode SaaS.

Les solutions Fabrique Factur-X et Fabrique Factur-X API de paxpar sont disponibles via notre site. Vous pouvez tester la plateforme, voir le rendu, vérifier la validité des factures ainsi générées avant de vous lancer !

Une question, besoin de précisions ? Vous souhaitez une démonstration ? Vous souhaitez tester gratuitement, par vous-même ?

Contactez-nous à info@paxpar .tech, nous nous faisons un plaisir de répondre à vos interrogations.

Références

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